Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Website sowie bei der Nutzung unserer Dienstleistungen und Veranstaltungssysteme verarbeitet werden.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie der sonstigen anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:

Aydin Güzel
Foto Wizard
Heinrich-Hertz-Str. 5
23909 Ratzeburg
Deutschland

Telefon: +49 4541 6061133
E-Mail: hello@foto-wizard.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, soweit hierfür keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

A. DATENVERARBEITUNG AUF UNSERER WEBSITE

3. Hosting der Website über Wix

Unsere Website wird über Dienste von Wix betrieben.

Anbieter ist insbesondere:

Wix.com Ltd.
Israel

Beim Besuch unserer Website können durch Wix insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

IP-Adresse,
Browser- und Geräteinformationen,
technische Nutzungsdaten,
Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
aufgerufene Seiten und Inhalte,
Kommunikations- und Formulardaten, soweit entsprechende Funktionen genutzt werden.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit unserer Website.

Wix kann Daten innerhalb der Europäischen Union sowie in weiteren Ländern verarbeiten. Für Israel besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

Für sonstige Drittlandübermittlungen werden nach Angaben von Wix die jeweils erforderlichen datenschutzrechtlichen Übermittlungsmechanismen eingesetzt.

Soweit Wix personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage entsprechender Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

Rechtsgrundlage für technisch erforderliche Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit eine Verarbeitung nur nach Einwilligung erfolgt, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage.

4. Server-Logfiles

Beim Besuch unserer Website werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet.

Hierzu können insbesondere gehören:

IP-Adresse,
Browsertyp und Browserversion,
Betriebssystem,
Referrer-URL,
Datum und Uhrzeit der Anfrage,
aufgerufene Seite bzw. Datei,
technische Geräteinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur technisch fehlerfreien Bereitstellung der Website sowie zur Erkennung und Abwehr von Missbrauch und Angriffen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und zuverlässigen Betrieb unserer Website.

5. Kontaktaufnahme und Angebotsanfragen

Wenn Sie uns über ein Kontaktformular, per E-Mail, Telefon oder auf einem anderen Kommunikationsweg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten.

Hierzu können insbesondere gehören:

Name,
Unternehmen,
E-Mail-Adresse,
Telefonnummer,
Veranstaltungsdatum und Veranstaltungsort,
Angaben zur geplanten Veranstaltung,
gewünschte Leistungen,
Inhalt Ihrer Nachricht.

Die Daten werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Angebotserstellung, zur Kommunikation sowie gegebenenfalls zur Vorbereitung und Durchführung eines Vertrages verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit die Kontaktaufnahme nicht unmittelbar der Vertragsanbahnung dient, kann die Verarbeitung außerdem auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

6. Rückrufservice

Wenn Sie einen Rückruf anfordern, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten, insbesondere Ihren Namen und Ihre Telefonnummer, zur Durchführung des gewünschten Rückrufs.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Kommunikation über WhatsApp

Wenn Sie freiwillig über WhatsApp mit uns Kontakt aufnehmen, werden die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.

Anbieter des Dienstes ist Meta Platforms Ireland Limited.

Bei der Nutzung von WhatsApp kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen der Meta-Gruppe sowie gegebenenfalls eine Übermittlung in Drittländer erfolgen.

Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig. Sie können uns alternativ insbesondere per E-Mail oder Telefon kontaktieren.

Rechtsgrundlage ist abhängig vom Inhalt der Anfrage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. Cookies und Einwilligungsmanagement

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien.

Technisch erforderliche Cookies können eingesetzt werden, soweit sie für den Betrieb und die grundlegenden Funktionen der Website notwendig sind.

Optionale Cookies und vergleichbare Technologien, insbesondere für Statistik, Analyse oder Marketing, werden nur eingesetzt, soweit hierfür eine erforderliche Einwilligung erteilt wurde.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit über die auf der Website bereitgestellten Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft geändert oder widerrufen werden.

Einwilligungspflichtige Verarbeitungen erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

9. Google reCAPTCHA

Soweit auf unserer Website Google reCAPTCHA eingesetzt wird, dient dieser Dienst dem Schutz unserer Formulare und unserer Website vor automatisierten Zugriffen, Spam und Missbrauch.

Anbieter ist Google Ireland Limited.

Hierbei können insbesondere IP-Adresse, Browserinformationen, Geräteinformationen und technische Nutzungsdaten verarbeitet werden.

Dabei kann eine Verarbeitung durch weitere Unternehmen der Google-Gruppe und eine Drittlandübermittlung stattfinden.

Die konkrete Rechtsgrundlage richtet sich nach der technischen Einbindung und einer gegebenenfalls erforderlichen Einwilligung.

10. Google Analytics

Soweit Sie über unsere Cookie-Einstellungen eingewilligt haben, können wir Google Analytics zur statistischen Analyse der Nutzung unserer Website einsetzen.

Anbieter ist Google Ireland Limited.

Dabei können insbesondere IP- und Geräteinformationen, Browserinformationen, aufgerufene Seiten, Nutzungsverhalten, ungefähre Standortinformationen sowie Dauer und Zeitpunkt des Websitebesuchs verarbeitet werden.

Google Analytics wird nur aktiviert, soweit die hierfür erforderliche Einwilligung vorliegt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

11. Social Media und externe Links

Unsere Website kann Links zu externen sozialen Netzwerken und Plattformen enthalten, beispielsweise Instagram.

Beim bloßen Vorhandensein eines externen Links findet grundsätzlich noch keine Datenübermittlung an die jeweilige Plattform statt. Erst wenn Sie den Link aufrufen, verlassen Sie unsere Website und es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Plattformbetreibers.

B. UNSERE VERANSTALTUNGSSYSTEME

12. Allgemeine Informationen

Foto Wizard bietet unter anderem klassische Fotoboxen, Fotospiegel, Selfie-Systeme, KI-Fotoboxen, KI-Video-Systeme, AI Sketch Wall, KI-Zeichenroboter/SketchBot, Mosaic-Systeme und vergleichbare Eventlösungen an.

Abhängig vom gebuchten System und der jeweiligen Konfiguration können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Fotos und sonstige Bilddaten,
gegebenenfalls Videoaufnahmen,
daraus erzeugte KI-Bilder, Sketches, Avatare oder sonstige Ergebnisse,
ausgewählte Stile, Texte oder sonstige Eingaben,
gegebenenfalls Name,
gegebenenfalls E-Mail-Adresse,
gegebenenfalls freiwillige Lead- oder Kontaktdaten,
technische Nutzungs- und Zugriffsdaten,
Veranstaltungs- und Projektdaten.

Welche Funktionen tatsächlich eingesetzt werden, richtet sich nach dem jeweiligen Auftrag und der konkreten Veranstaltung.

13. Verantwortlichkeit bei Veranstaltungen

Bei Veranstaltungen für Unternehmen kann die datenschutzrechtliche Rollenverteilung von der konkreten Beauftragung abhängen.

Je nach Ausgestaltung kann insbesondere der jeweilige Veranstalter bzw. Auftraggeber Verantwortlicher für die Verarbeitung der Daten seiner Gäste sein und Foto Wizard personenbezogene Daten im Auftrag dieses Kunden verarbeiten.

Die konkrete datenschutzrechtliche Rollenverteilung und gegebenenfalls erforderliche Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung werden im Rahmen des jeweiligen Auftrags berücksichtigt.

C. KLASSISCHE FOTOBOXEN, FOTOSPIEGEL UND BREEZE-SYSTEME

14. Systeme ohne externe KI-Verarbeitung

Bei unseren klassischen Fotobox-, Fotospiegel- und vergleichbaren Eventsystemen setzen wir unter anderem die Fotobox-Software Breeze ein.

Bei diesen Systemen findet keine externe KI-gestützte Bildverarbeitung statt, sofern für die jeweilige Veranstaltung nicht ausdrücklich eine zusätzliche KI-Funktion gebucht wurde.

Die während der Veranstaltung aufgenommenen Fotos bzw. sonstigen Mediendateien werden zunächst lokal auf dem von Foto Wizard eingesetzten Rechner bzw. Speichermedium vor Ort gespeichert.

Die lokal gespeicherten Veranstaltungsdateien werden grundsätzlich spätestens innerhalb von 48 Stunden nach der Veranstaltung gelöscht, sofern für die jeweilige Veranstaltung keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde.

Eine Übermittlung an externe KI-Dienste findet bei dieser klassischen Nutzungsvariante nicht statt.

D. FOTOMASTER / KI-FOTO- UND BILDVERARBEITUNG

15. Einsatz von FotoMaster

Bei bestimmten Foto-Wizard-Systemen können KI-Funktionen der FotoMaster-Plattform eingesetzt werden.

Bei Nutzung entsprechender Funktionen können insbesondere Fotos, Bilddaten, Videos, Eingaben bzw. Prompts und daraus erzeugte Ergebnisse automatisiert bzw. KI-gestützt verarbeitet werden.

Die konkrete Verarbeitung richtet sich nach der bei der jeweiligen Veranstaltung eingesetzten FotoMaster-Funktion und technischen Konfiguration.

Soweit externe KI- oder technische Dienstleister für eine bestimmte Funktion eingesetzt werden, kann eine Verarbeitung über deren technische Infrastruktur erfolgen.

16. Zweck und KI-Training bei FotoMaster

Die Verarbeitung dient insbesondere der Erstellung des vom jeweiligen Veranstaltungsgast gewünschten KI-Bildes, Videos oder sonstigen kreativen Ergebnisses sowie der technischen Bereitstellung der jeweiligen Funktion.

Foto Wizard verwendet Gästedaten nicht für eigene allgemeine KI-Trainingszwecke.

Nach den uns vorliegenden Informationen verwendet FotoMaster Gästefotos, Videos, Prompts und erzeugte Ergebnisse nicht für ein allgemeines Training oder eine allgemeine Verbesserung von KI-Modellen außerhalb der Erbringung der jeweiligen Leistung.

Nach den uns vorliegenden Informationen werden entsprechende Inhalte von FotoMaster außerdem nicht freiwillig für optionale Trainings- oder Datenfreigabeprogramme eingesetzter KI-Anbieter freigegeben.

Soweit externe KI-Anbieter eingesetzt werden, können deren konkrete Verarbeitung, technische Protokollierung und Aufbewahrungsbedingungen vom tatsächlich verwendeten Anbieter und der jeweiligen Konfiguration abhängen.

17. Drittlandbezug bei FotoMaster

Bei Nutzung bestimmter FotoMaster-KI-Funktionen kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden.

Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn für eine bestimmte KI-Funktion ein in einem Drittland ansässiger technischer oder KI-Dienstleister eingesetzt wird.

Soweit eine entsprechende Drittlandübermittlung stattfindet, sind die hierfür anwendbaren Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO zu beachten.

Welche Anbieter, Verarbeitungsorte und Übermittlungsmechanismen konkret zur Anwendung kommen, kann von der verwendeten FotoMaster-Funktion und technischen Konfiguration abhängen.

E. AI SKETCH WALL

18. Funktionsweise und verarbeitete Daten

Bei bestimmten Veranstaltungen bieten wir die „AI Sketch Wall“ an.

Die AI Sketch Wall ermöglicht Veranstaltungsgästen freiwillig, ein Foto aufzunehmen oder hochzuladen und daraus ein KI-generiertes Bild erstellen zu lassen.

Abhängig von der jeweiligen Nutzung können insbesondere verarbeitet werden:

Foto- und Bilddaten,
das erzeugte KI-Ergebnis,
ausgewählter Stil,
optional Name,
optional eingegebener Sprechblasentext,
Event- und Zeitbezug,
technisch erforderliche Zugriffsdaten,
optional freiwillig angegebene Lead- bzw. Kontaktdaten.

19. Einwilligung bei AI Sketch Wall

Vor dem Absenden muss der Veranstaltungsgast aktiv bestätigen, dass sein Foto zur Erstellung des AI-Sketch-Wall-Ergebnisses verarbeitet und über die OpenAI API zur KI-Bildverarbeitung an OpenAI übermittelt werden darf.

Soweit zusätzlich Kontakt- bzw. Lead-Daten erhoben werden, erfolgt hierfür eine davon getrennte freiwillige Einwilligung.

Die Einwilligung zur Kontakt- bzw. Lead-Erfassung ist nicht vorausgewählt und von der Einwilligung zur Foto- und KI-Verarbeitung getrennt.

20. KI-Bildverarbeitung über OpenAI

Zur Erstellung des KI-generierten Bildes werden das Foto sowie die für den ausgewählten Stil erforderlichen Anweisungen über die OpenAI API an OpenAI übermittelt und automatisiert verarbeitet.

Für API-Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum bzw. der Schweiz nennt das zugrunde gelegte OpenAI Data Processing Addendum:

OpenAI Ireland Ltd.
1st Floor, The Liffey Trust Centre
117–126 Sheriff Street Upper
Dublin 1, D01 YC43
Irland

Nach Angaben von OpenAI werden API-Ein- und Ausgaben standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet, sofern kein entsprechendes Opt-in erfolgt.

Bei Standardkontrollen zur Missbrauchsüberwachung können Protokolldaten Kundeninhalte enthalten und grundsätzlich bis zu 30 Tage vorgehalten werden.

21. Hosting der AI Sketch Wall

Die Webanwendung, Eventdaten sowie auf dem eigenen Webspace gespeicherte Bilder werden auf Hosting-Infrastruktur der

manitu GmbH
Welvertstraße 2
66606 St. Wendel
Deutschland

betrieben.

Die hierfür eingesetzte Hosting-Infrastruktur befindet sich in Deutschland.

Die eigentliche KI-Verarbeitung erfolgt zusätzlich über OpenAI.

Die derzeitige technische Anbindung verwendet die allgemeine OpenAI API. Eine ausschließliche Verarbeitung der an OpenAI übertragenen Daten in Deutschland oder ausschließlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums wird daher nicht zugesichert.

22. Ergebniszugriff, Event-Screen, Druck und Lead-Erfassung

Die über AI Sketch Wall erzeugten Ergebnisse können über einen geschützten Ergebnislink bzw. QR-Code bereitgestellt und auf dem für die jeweilige Veranstaltung vorgesehenen Event-Screen bzw. innerhalb einer internen Eventansicht angezeigt werden.

Ein persönlicher QR-Code bzw. geschützter Ergebnislink bedeutet keine öffentliche Veröffentlichung.

Sofern eine Druckfunktion aktiviert ist, kann das Ergebnis zusätzlich für einen lokalen Druckauftrag, ein Layout oder Overlay verarbeitet werden.

Kontaktdaten werden nur gespeichert, wenn der Veranstaltungsgast diese freiwillig angibt und einer entsprechenden Kontaktaufnahme gesondert zustimmt.

Die Teilnahme an AI Sketch Wall oder die Darstellung des Ergebnisses auf einem Event-Screen stellt keine Einwilligung in eine darüber hinausgehende öffentliche oder werbliche Nutzung dar.

F. SKETCHBOT / DREAM STUDIO / KI-ZEICHENROBOTER

23. Verarbeitung beim SketchBot

Für unseren KI-Zeichenroboter setzen wir unter anderem die SketchBot-Technologie von Picture Mosaics LLC, USA, ein.

Im Rahmen der Nutzung wird eine Fotoaufnahme des jeweiligen Veranstaltungsgastes verarbeitet, um daraus automatisiert bzw. KI-gestützt einen künstlerischen Sketch, eine Zeichnung oder einen Avatar zu erstellen.

Das System kann abhängig von der gebuchten Konfiguration entweder mit einem lokalen KI-Modell oder mit der cloudbasierten Dream-Studio-Verarbeitung betrieben werden.

24. Lokaler SketchBot-Modus

Bei Verwendung des lokalen KI-Modells erfolgt die Verarbeitung nach Angaben von Picture Mosaics vollständig offline auf dem eingesetzten Gerät.

Das Foto des Gastes verbleibt hierbei auf dem lokalen Rechner und wird für die KI-Verarbeitung nicht an Picture Mosaics oder eine Cloud-Infrastruktur übertragen.

Das Originalfoto wird auf dem von Foto Wizard eingesetzten lokalen System bzw. der zugehörigen Festplatte gespeichert.

Für diese lokale Speicherung gelten die für die jeweilige Veranstaltung festgelegten Löschfristen.

Sofern nichts anderes vereinbart wurde, werden lokal gespeicherte Originalfotos spätestens innerhalb von sieben Tagen gelöscht. Es können kürzere Löschfristen vereinbart werden, beispielsweise unmittelbar nach Veranstaltungsende oder innerhalb von 48 Stunden.

25. SketchBot Dream Studio – Cloud-KI

Bei Verwendung von SketchBot Dream Studio wird die während der Veranstaltung aufgenommene Originalfotoaufnahme zunächst auch lokal auf dem von Foto Wizard eingesetzten System bzw. der zugehörigen Festplatte gespeichert.

Für diese lokale Speicherung gelten die für die jeweilige Veranstaltung vereinbarten Löschfristen.

Zur Erstellung des gewünschten Sketches bzw. Avatars wird das Foto zusätzlich vorübergehend an die von Picture Mosaics eingesetzte Cloud-Infrastruktur übertragen und dort automatisiert bzw. KI-gestützt verarbeitet.

Picture Mosaics hat uns schriftlich bestätigt, dass Gästefotos ausschließlich zur Erstellung des jeweiligen Ergebnisses verwendet werden.

Das an Dream Studio übermittelte Originalfoto wird nach Angaben des Anbieters nicht dauerhaft in der SketchBot-Cloud gespeichert.

Nach Erstellung des Ergebnisses wird das Originalfoto vom Server entfernt. Technisch bedingt kann die automatisierte Löschung nach Angaben von Picture Mosaics bis zu etwa ein bis drei Stunden dauern.

26. Kein KI-Training und keine biometrische Identifizierung

Picture Mosaics hat uns schriftlich bestätigt, dass Fotos unserer Veranstaltungsgäste nicht zum Training oder zur Verbesserung der eingesetzten KI-Modelle verwendet werden.

Nach Angaben von Picture Mosaics verwendet SketchBot außerdem keine Gesichtserkennung zur Identifizierung von Personen und führt keine biometrische Identifizierung der Veranstaltungsgäste durch.

Die technische Bildverarbeitung dient der visuellen bzw. künstlerischen Erstellung des jeweiligen Ergebnisses.

27. Serverstandorte bei SketchBot

Picture Mosaics nutzt nach eigenen Angaben insbesondere Infrastruktur von Amazon Web Services (AWS) und Google Cloud Platform (GCP).

Für Veranstaltungen innerhalb der Europäischen Union hat Picture Mosaics uns schriftlich mitgeteilt, dass Gästedaten auf europäischer Cloud-Infrastruktur gespeichert werden.

Als Standorte wurden insbesondere genannt:

AWS – Frankfurt, Deutschland,
Google Cloud Platform – Zürich, Schweiz.

Picture Mosaics hat uns außerdem mitgeteilt, dass das in den USA ansässige Support-Team nicht auf Endnutzerdaten von EU-Kunden zugreift und Supportleistungen keinen Zugriff auf diese Daten erfordern.

28. Event-Projekte bei SketchBot

Für eine Veranstaltung kann innerhalb des SketchBot-Systems ein separates Event-Projekt eingerichtet werden.

In diesem Projekt können insbesondere die erzeugten Sketches sowie gegebenenfalls die für die jeweilige Funktion erforderlichen Formulardaten gespeichert werden.

Die Dauer des Projekts richtet sich nach der jeweiligen Veranstaltung und der vereinbarten Nutzung.

Picture Mosaics hat uns bestätigt, dass beim Löschen eines Event-Projekts die dazugehörigen gespeicherten Daten von den SketchBot-Servern entfernt werden.

Nach Löschung des Projekts haben auch wir keinen weiteren Zugriff auf die dort gespeicherten Daten.

29. Sicherheit, Drittlandbezug und Auftragsverarbeitung bei SketchBot

Picture Mosaics hat uns mitgeteilt, dass Daten bei Übertragung und Speicherung durch technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen geschützt werden.

Hierzu gehören nach Angaben des Anbieters insbesondere Verschlüsselung, AES-256-Verschlüsselung gespeicherter Daten, Multi-Faktor-Authentifizierung sowie regelmäßige Sicherheitsprüfungen.

Picture Mosaics LLC ist nach aktueller schriftlicher Auskunft des Unternehmens derzeit nicht selbst unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Aufgrund des Unternehmenssitzes in den USA sowie des Einsatzes international tätiger technischer Dienstleister kann ein Drittlandbezug dennoch nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Soweit eine Drittlandübermittlung oder ein entsprechender Zugriff erforderlich wird, sieht das mit Picture Mosaics bestehende Data Processing & Privacy Agreement Addendum die Einhaltung der Anforderungen des Kapitels V der DSGVO vor.

Hierfür sind insbesondere Standardvertragsklauseln (SCCs) und, soweit erforderlich, Transfer Impact Assessments (TIAs) vorgesehen.

Picture Mosaics hat uns mitgeteilt, dass Amazon Web Services und Google Cloud unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind und zusätzlich Standardvertragsklauseln in ihren Datenverarbeitungsbedingungen vorsehen.

Picture Mosaics verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen des SketchBot-/Dream-Studio-Services als Auftragsverarbeiter.

Hierfür liegt ein Data Processing & Privacy Agreement Addendum vor.

Nach diesem ist Picture Mosaics außerdem verpflichtet, uns nach Bekanntwerden einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich und spätestens innerhalb von 24 Stunden zu informieren.

Das Data Processing Addendum enthält darüber hinaus Regelungen zu Vertraulichkeit, Sicherheitsmaßnahmen, Betroffenenrechten, Unterauftragsverarbeitern, internationalen Datenübermittlungen sowie Rückgabe und Löschung personenbezogener Daten.

G. QR-CODE-BEREITSTELLUNG UND ONLINE-EVENTGALERIEN

30. Systemübergreifende Bereitstellung

Abhängig vom jeweiligen Auftrag können Bilder und Ergebnisse unserer Veranstaltungssysteme zusätzlich digital bereitgestellt werden.

Dies kann unabhängig vom eingesetzten System erfolgen und betrifft beispielsweise:

klassische Fotoboxen und Fotospiegel,
Breeze-Fotoboxsysteme,
KI-Fotoboxen,
FotoMaster-Ergebnisse,
AI-Sketch-Wall-Ergebnisse,
SketchBot-Zeichnungen und -Ergebnisse,
weitere Foto-Wizard-Eventsysteme.

Für die Bereitstellung unterscheiden wir insbesondere zwischen dem kurzfristigen QR-Code-Abruf einzelner Aufnahmen und einer ausdrücklich gewünschten passwortgeschützten Online-Eventgalerie.

31. Kurzfristiger QR-Code-Abruf

Bei bestimmten Veranstaltungssystemen kann auf Wunsch des Auftraggebers eine QR-Code-Funktion aktiviert werden.

Hierdurch können Veranstaltungsgäste eine für sie erstellte Aufnahme bzw. ein entsprechendes Ergebnis über einen persönlichen oder für die jeweilige Aufnahme erzeugten QR-Code auf ihrem eigenen Endgerät abrufen und herunterladen.

Soweit hierfür eine Datei auf unserer eigenen Download-Infrastruktur bereitgestellt wird, nutzen wir Server der:

manitu GmbH
Welvertstraße 2
66606 St. Wendel
Deutschland

Die hierfür eingesetzten Server befinden sich in Deutschland.

Beim Abruf können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden, insbesondere:

IP-Adresse,
Datum und Zeitpunkt des Abrufs,
Browserinformationen,
Geräteinformationen,
technisch erforderliche Server- und Zugriffsdaten.

Die für diesen kurzfristigen QR-Code-Abruf auf unserer manitu-Infrastruktur bereitgestellten Dateien werden grundsätzlich spätestens innerhalb von 48 Stunden automatisch gelöscht.

Die Bereitstellung über einen persönlichen QR-Code stellt keine öffentliche Veröffentlichung der Aufnahme dar.

Bei klassischen Breeze-/Fotoboxsystemen findet durch diese Bereitstellungsfunktion keine Übermittlung an einen KI-Dienst statt.

32. Passwortgeschützte Online-Eventgalerien

Auf Wunsch des Auftraggebers kann Foto Wizard zusätzlich eine passwortgeschützte Online-Eventgalerie für eine Veranstaltung bereitstellen. Diese Eventgalerie ist systemübergreifend und kann – abhängig vom jeweiligen Auftrag – Bilder bzw. Ergebnisse aus unterschiedlichen Foto-Wizard-Systemen enthalten.

Hierzu können beispielsweise Aufnahmen aus klassischen Fotoboxen und Fotospiegeln, KI-Fotoboxen, AI Sketch Wall oder Ergebnisse des SketchBot gehören.

Die Eventgalerie dient dazu, dem Auftraggeber und/oder den hierfür vorgesehenen Veranstaltungsgästen die während der Veranstaltung entstandenen Bilder bzw. Ergebnisse nach der Veranstaltung online zur Verfügung zu stellen.

Die Eventgalerie ist durch ein Passwort geschützt.

Der Zugriff ist ausschließlich für Personen vorgesehen, denen die entsprechenden Zugangsdaten zur Verfügung gestellt wurden.

Für die Bereitstellung der Eventgalerie nutzt Foto Wizard Server-Infrastruktur der:

manitu GmbH
Welvertstraße 2
66606 St. Wendel
Deutschland

Die hierfür eingesetzten Server befinden sich in Deutschland.

Beim Zugriff können technisch erforderliche Verbindungs- und Zugriffsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Zeitpunkt des Zugriffs, Browser- und Geräteinformationen sowie technisch erforderliche Server- und Protokolldaten.

Die Eventgalerie wird nur eingerichtet, wenn dies vom Auftraggeber gewünscht bzw. für die jeweilige Veranstaltung vereinbart wurde.

Die innerhalb der Eventgalerie gespeicherten Bilder bzw. Ergebnisse werden für 90 Tage bereitgestellt.

Nach Ablauf der 90 Tage wird die Eventgalerie einschließlich der darin gespeicherten Bild- bzw. Ergebnisdateien automatisch gelöscht.

33. Unterschied zwischen QR-Abruf und Eventgalerie

Die kurzfristige QR-Code-Bereitstellung und die Online-Eventgalerie sind unterschiedliche Leistungen und haben unterschiedliche Speicherfristen.

Für Dateien, die ausschließlich zum kurzfristigen QR-Code-Abruf auf unserer manitu-Infrastruktur bereitgestellt werden, gilt grundsätzlich eine automatische Löschung spätestens innerhalb von 48 Stunden.

Für eine ausdrücklich gewünschte passwortgeschützte Online-Eventgalerie gilt dagegen eine Bereitstellungs- und Speicherdauer von 90 Tagen.

Eine Datei kann daher – abhängig von der gebuchten Leistung – nach Ablauf einer kurzfristigen Bereitstellung an einem anderen Speicherort weiterhin innerhalb einer vereinbarten Eventgalerie vorhanden sein.

H. ALLGEMEINE DATENSCHUTZBESTIMMUNGEN

34. Rechtsgrundlagen

Abhängig von der konkreten Veranstaltung und Datenverarbeitung können insbesondere folgende Rechtsgrundlagen zur Anwendung kommen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung

wenn die betroffene Person freiwillig in eine bestimmte Verarbeitung einwilligt.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen

soweit die Verarbeitung zur Durchführung einer vertraglich vereinbarten Leistung erforderlich ist.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen

soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen eines Auftraggebers erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person entgegenstehen.

Bei Veranstaltungen kann sich die konkrete Rechtsgrundlage außerdem nach der datenschutzrechtlichen Ausgestaltung durch den jeweiligen Veranstalter bzw. Auftraggeber richten.

35. Information und Einwilligung der Veranstaltungsgäste

Bei der Nutzung unserer Systeme werden Veranstaltungsgäste entsprechend der jeweiligen Konfiguration über die relevante Bild- und Datenverarbeitung informiert.

Soweit für eine konkrete Verarbeitung eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese vor der entsprechenden Verarbeitung eingeholt.

Die Nutzung bestimmter optionaler Funktionen kann von der Erteilung einer entsprechenden Einwilligung abhängig sein.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

36. Speicherdauer im Überblick

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Abhängig vom jeweiligen System gelten insbesondere folgende Speicher- und Löschregeln:

Klassische Fotoboxen / Breeze-Systeme:
Lokal gespeicherte Veranstaltungsdateien werden grundsätzlich spätestens innerhalb von 48 Stunden nach der Veranstaltung gelöscht, sofern keine abweichende Vereinbarung besteht.

Kurzfristiger QR-Code-Abruf über unsere manitu-Infrastruktur:
Die hierfür bereitgestellten Dateien werden grundsätzlich spätestens innerhalb von 48 Stunden automatisch gelöscht.

Passwortgeschützte Online-Eventgalerie:
Bei ausdrücklicher Buchung bzw. Vereinbarung werden die Galerie und die darin enthaltenen Dateien für 90 Tage gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

SketchBot Dream Studio:
An Dream Studio übermittelte Originalfotos werden nach Angaben von Picture Mosaics nach Erstellung des Ergebnisses entfernt. Technisch bedingt kann die automatisierte Löschung bis zu etwa ein bis drei Stunden dauern.

Lokale SketchBot-Dateien:
Für lokal bei Foto Wizard gespeicherte Originaldateien gelten die für die jeweilige Veranstaltung vereinbarten Löschfristen; sofern nichts anderes vereinbart wurde, spätestens sieben Tage.

SketchBot Event-Projekte:
Speicherung entsprechend der vereinbarten Projektdauer bis zur Löschung des jeweiligen Event-Projekts.

AI Sketch Wall auf eigener Hosting-Infrastruktur:
Speicherung nur so lange, wie dies für die jeweilige Veranstaltung, Bereitstellung und vereinbarte Nachbereitung erforderlich bzw. vereinbart ist.

OpenAI bei AI Sketch Wall:
Bei Standardkontrollen zur Missbrauchsüberwachung können nach den zugrunde gelegten Angaben entsprechende Protokolldaten grundsätzlich bis zu 30 Tage vorgehalten werden.

FotoMaster:
Die konkrete Speicherdauer kann von der eingesetzten Funktion und den hierbei verwendeten technischen bzw. KI-Diensten abhängen.

Kontakt- und Angebotsdaten:
Speicherung solange dies zur Bearbeitung der Anfrage bzw. Durchführung des Vertrags erforderlich ist; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Die Löschung einer Datei bei einem externen Dienst oder aus einer kurzfristigen QR-Code-Bereitstellung führt nicht automatisch zur Löschung derselben Aufnahme an einem anderen zulässigen Speicherort, beispielsweise innerhalb einer ausdrücklich gebuchten 90-Tage-Eventgalerie.

37. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können abhängig von der jeweils genutzten Leistung insbesondere durch folgende Kategorien von Empfängern verarbeitet werden:

Website- und Hosting-Dienstleister,
IT- und technische Dienstleister,
Cloud-Infrastruktur-Anbieter,
Anbieter eingesetzter Eventsoftware,
Anbieter von KI-Diensten,
Kommunikationsdienstleister,
Analyse- und Statistikdienste nach entsprechender Einwilligung,
Auftraggeber bzw. Veranstalter, soweit dies vorgesehen und datenschutzrechtlich zulässig ist.

Je nach eingesetztem System können hierzu insbesondere FotoMaster, Picture Mosaics LLC, OpenAI, manitu sowie die jeweils eingesetzten technischen Infrastruktur- und Cloud-Dienstleister gehören.

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit hierfür eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht.

38. Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

Hierzu gehören – abhängig vom jeweiligen System – insbesondere:

SSL-/TLS-Verschlüsselung,
Zugriffsbeschränkungen,
Passwortschutz,
geschützte Administrationszugänge,
beschränkter Zugriff auf Veranstaltungsdaten,
zeitlich begrenzte Speicherung,
Löschkonzepte,
sichere Hosting-Infrastruktur,
regelmäßige Sicherheitsprüfungen.

Online-Eventgalerien werden zusätzlich durch ein Passwort geschützt.

Persönliche Ergebnislinks bzw. QR-Code-Abrufe sind für die jeweilige Bereitstellungsfunktion vorgesehen und stellen keine öffentliche Veröffentlichung dar.

39. Auftragsverarbeitung

Sofern externe Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten, werden die datenschutzrechtlichen Anforderungen an eine Auftragsverarbeitung berücksichtigt.

Soweit gesetzlich erforderlich, werden entsprechende Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Für Picture Mosaics LLC liegt im Zusammenhang mit SketchBot / Dream Studio ein Data Processing & Privacy Agreement Addendum vor.

Für die von uns eingesetzten Hosting-Leistungen von manitu bestehen die entsprechenden datenschutzrechtlichen Vereinbarungen.

40. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Rahmen unserer Leistungen grundsätzlich nicht statt.

Die KI-gestützte Erstellung eines Bildes, Sketches, Avatars oder sonstigen kreativen Ergebnisses dient der kreativen Bildgestaltung und stellt grundsätzlich keine Entscheidung über die betroffene Person im Sinne von Art. 22 DSGVO dar.

41. Minderjährige

Unsere Dienstleistungen werden überwiegend im Rahmen von Veranstaltungen unserer gewerblichen Auftraggeber eingesetzt.

Soweit Minderjährige unsere Systeme nutzen, sind die für die jeweilige Veranstaltung geltenden Vorgaben des Veranstalters und die gesetzlichen Anforderungen zu beachten.

Soweit eine Einwilligung erforderlich ist und die betroffene Person diese nicht selbst wirksam erteilen kann, ist die erforderliche Zustimmung der gesetzlichen Vertreter einzuholen.

42. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO,
Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an uns wenden:

E-Mail: hello@foto-wizard.com

Bei Veranstaltungen, bei denen ein Auftraggeber bzw. Veranstalter datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist, kann eine Anfrage gegebenenfalls an diesen weitergeleitet bzw. mit diesem abgestimmt werden.

43. Widerspruchsrecht

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben betroffene Personen nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

44. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Das Recht besteht insbesondere bei der Aufsichtsbehörde des gewöhnlichen Aufenthaltsortes, des Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes.

45. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, unsere eingesetzten Systeme, Dienstleister oder die Art der Datenverarbeitung ändern.

Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: 2. Oktober 2026